２０００年改訂・文書の定義未だ混乱か
　ＩＳＯ９０００ｓの２０００年改訂は、いよいよＣＤ２（Committee Draft）の段階を終り、１２月にＤＩＳ（Draft International Standard）が発行された。ＩＳＯ９０００ｓで今まで、文書（Document）の定義がなく、ＩＳＯ本部の発行文書でも混乱していた。それが２０００年改訂で、その定義が登場した。しかし、それが過去の混乱を表面化しただけで問題を起こしていた。今度のＤＩＳでは、ＣＤ１、ＣＤ２では変わらなかったものが大きく変わっている。しかし、依然として、歯切れが悪く、今後に大きな影響を与えそうである。
　文書の定義は、記録との関係からくる。この違いは、このホームページのＱ＆ＡコーナーのＱ１５で「中小企業のためのＩＳＯ９０００：ＩＳＯ／ＴＣ１７６からの助言」（原文は１９９６年発行）の名定義を紹介している。しかし、この名定義が、定義を扱っているTC１７６のSC１グループにうまく伝わっていないのであろうか。
１． ＣＤ１での定義
　１９９８年７月に発行された。文書の定義は「情報を含んでいる媒体」であった。そうなると「文書管理」といえば、その内容の審査、承認（情報の信頼性）でなく、紙やフロッピーが損傷しないように保管することになる。そして記録はDocumentの下に来た。そうなると記録との違いは不明確となる。早速、コメントをＴＣ１７６国内対策委員会に提出した。その中で、上記の「中小企業のためのＩＳＯ９０００：ＩＳＯ／ＴＣ１７６からの助言」の定義を用いるべきとした。そして、文書と記録を総合するのは、情報だから、「情報」と言う定義にしたらと提案した。
２． ＣＤ２での定義
　5ヵ月後の１９９９年２月にCD２が発行された．文書の定義は変わらず「情報を含んでいる媒体」であった。そこで、ＴＣ１７６の委員である飯塚教授に直接、連絡した。飯塚教授も「中小企業のためのＩＳＯ９０００：ＩＳＯ／ＴＣ１７６からの助言」の文書と記録の定義は名定義として評価し、ＴＣ１７６国内対策委員会では、この定義を採用しているとのことであった。そして、ＤＩＳでは用語定義委員会（SC1）の日本代表に強く念を押すということであった。
３． ＤＩＳの定義
　ＣＤ２の6ヶ月後の１９９９年１２月にＤＩＳが発行された。文書の定義は大きく変わった。「情報及びそれをサポートする媒体」となった。しかし、記録との分離はなく、Documentの１つとして、記録が定義されていた。しかし、これでは「文書管理」の中に「品質記録の管理」は含まれることになる。ＩＳＯ９００１と矛盾する。すなわち、ＩＳＯ９００１：２０００のＤＩＳでは、文書の管理（番号は、５．５．６）は、発行前の承認、旧文書との区別など、従来の「４．６　文書及びデータの管理」と同様の要求である。一方、品質記録のほうも、項を変えて（番号は、５．５．７）、その保管、維持、保管期間を要求している。従来の「４．１６　品質記録の管理」と同様の要求である。
　このように、独立した意味になっている。しかし、用語定義は、区別なく、両者ともDocumentに含まれる。
４． 混乱の原因
（１） 機能と手段の混同
　頭の良い委員が、このような基本的な用語で混乱を起こしているのは、何故だろうか。英語はドキュメンタリー映画というようにDocumentを記録というように使うことが多い。日本語でも「記録文書」という言い方がある。この場合の「文書」は「記録情報を保持する機能を持っている『紙』」という媒体を意味する。「紙」が「文書」を意味し、「記録」はその媒体の持っている情報の性質（機能）を示す。保管や索引が管理上必要になる。すなわち、「記録情報＋紙媒体」という意味である。しかし、「指示文書」というと、「紙」であるが「指示」が機能であり、誰の承認を得たかが管理上、問題になる。図面などの仕様書がそれにあたる。
　同じ媒体でも、機能が異なると管理方法が異なるのであり、道具が同じでも使用目的が異なるとき、管理方法が異なるのである。
（２） ２種類のDocumentの管理の違い
　@図面や仕様書のように「こうすべきである」という指示情報機能を持ったDocumentは、それを実行に移す前に、その情報の信頼性を確認するために、審査・承認をして、かつ、正確に最新版を実施者に伝える管理が必要である。
A検査記録のように「こうであった」とう記録機能情報を持ったDocumentは、それを確認し、保管し、索引しやすくすることが必要である。これは、Recordという別な呼び名がある。
　この２つのDocumentは機能が異なるのでその管理は同じでないのである。ＩＳＯ９００１のほう管理手順の規格だから、道具のDocumentが同じからといって、２つを使い分けないと管理にならない。だから、「４．６　文書及びデータの管理」と「４．１６　品質記録の管理」は独立した管理内容となっている。しかし、中身はDocumentで同じである。
　今度のＤＩＳで、Document は、CD１、ＣＤ２の「媒体」だけから「情報」となったのは、一歩前進であるが、発行前の承認、最新版の管理、外部文書の管理などの Ｃontrol of　Documentsと記録情報の媒体の管理も「論理的には」同じに適用されるという大きな矛盾となる。ＳＣ１の用語委員会では、基本的にＡ＋Ｂ＝Ｃで、ＣとＡは定義できたが、Ｂが定義できておらず、ＳＣ２のISO９００１のほうでは、Ｂ＝Cのような使い方なので、用語定義に置き換えると　Ａ＋Ｃ＝Ｃという矛盾となっている。この式の場合、Ａは記録、Ｃは、Document　である。
　この用語定義はISO９０００ｓの文書体系の基本になるので、工程設計とともに、注目される定義問題である。設計も今度の改訂で初めて用語定義に登場し、これには工程設計も明確に含まれることになっているので、解決したが、Documentは、まだ、難物である。これを明確にしておかないと、また、不勉強な審査員が、愚にもつかない理屈をいうようになるだけであり、品質管理上、好ましくない現象を起こす一因となるであろう。