| Ａ 氏： |
インターネットであるISO9000関係のサイトを見たら、4.2.1の解説で、ISO9000:2000の用語定義2.7.2を参考に次のようなものは文書と考えられるとしていた。
a.品質マニュアル
b.品質計画書
c.仕様書
d.業務指針・社内規定
e.手順書・作業指導書・図面
f.規格・基準・条例・法令
g.帳票・記録の様式（書式、フォーマット）
このうち、g.の「帳票・記録の様式（書式、フォーマット）」は文書になるの？中味は白紙ではないの？白紙承認することになるね。ISO9000:2000では、例として「記録」、「仕様書」、「手順書」、「図面」、「報告書」、「規格」があげられているが、様式はないね。逆に、このサイトの例では記録関係が皆無だね。このサイトの解説は混乱しているようだね。
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| 私 ： |
文書と記録の混乱の典型的な例だね（このＨＰのISO9001項目別分類4.2の「文書と記録の兼用書類の扱い：H16年5月3週号」参照）。企業によっては書式に様式番号というのをつけて管理しているのがあるね。そして様式承認という欄がある。
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| Ａ 氏： |
それなら、その様式に内容を書き込んで、内容を承認したという欄はどうするの？
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| 私 ： |
だから承認欄は２つになる。内容を書き込んだら文書番号が発生する。番号は２つになる。改訂で枝番が発生するから文書ごとの２つの管理台帳が必要になる。
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| Ａ 氏： |
なんだか、書類遊びのようだね。何か解決方法はないの？
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| 私 ： |
まず、このやり方は複雑でムダではないかという疑問があるかが重要だね。その発想があれば、いろいろな改善方法は考えられる。基本的には様式番号ゼロ。文書番号ゼロだね。文書はタイトルを品質マニュアルなどで決めておけばよい。
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| Ａ 氏： |
在庫ゼロのトヨタ方式と発想が似ているね。その方向で知恵を出すことだね。
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| 私 ： |
例えば、「○○工程・作業標準書」を「作業標準書・○○工程」とする。そうすると、工程が何百あろうと作業標準書の様式は１つとなり、その中身が工程ごとに技術的に変わるだけだ。品質マニュアルの7.5.1のｂ）は、「必要に応じて『作業標準書』を参考にできるように、各現場事務所保管棚に保管すること。」で終わりだよ。
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| Ａ 氏： |
マネジメント文書と技術文書の完全分離だね（このHPの基礎知識コーナーの「1冊マニュアルとは？：H18年3月1週号」、新着ニュースの「設計管理規定の必要の有無についての議論：H18年4月4週号」参照）。
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