品質マニュアルの制定日と施行日の違い（H12年10月３週号）

１． Ｋ社の場合 （１） 大手型のマニュアル作成 　Ｋ社は、20人くらいの小企業である。社長がＩＳＯ９０００に熱心で、いろいろな参考書を見て、品質マニュアルを作った。参考書は大手の例であるので、当然、大手型のマニュアルができた。これが、１９９８年の７月であった。品質マニュアルには、表紙に「７月２０日制定」となっていた。しかし、大手型のため、従業員が実施できず、マニュアル通りには仕事は動いていなかった。１０月に書類審査があり、いろいろ指摘があった。しかし、ずるずると１９９９年の１月になり、予備審査になってしまった。しかしマニュアル通りでないので、指摘も多く、本審査が危なくなった。品質方針すら、貼り出しもしていないし、徹底はゼロであった。半年近く、マニュアルは、書いてあるだけであった。 （２） 小企業型マニュアル作成 　相談があったので、調査し、システムを簡素化して、日常帳票は一切増加しないで、システム設計をやり直した。２月から４月まで実験を行い、実情に合った修正をし、１９９９年５月１日に完全に動き出した。したがって、新しい品質マニュアルの表紙は「施行日は５月１日」となった。 （３） 審査員の指摘 　新しいマニュアルができたということで、予備審査をやり直すことになった。それは５月末であった。事前にマニュアルを見た審査員が、「５月１日からだと、稼働日数が少ないので、審査機関の判定委員会で問題になるかもしれない。スタートを昨年の７月にして、前のマニュアルの改訂ということにして、稼働日数を１年近くに増加させてはどうか。」という指摘があった。しかし、事実は、昨年の７月から、１９９９年の４月３０日までは、システムは完全に動いていなかったのである。稼動していなかったのである。それは、審査員も知っているのである。Ｋ社はこの審査機関を断り、別の審査機関に変え、１９９９年１１月にＩＳＯ９００１を取得した。

２． Ａ社の場合 　この企業も２０人くらいの小企業である。「今年の２月」に、最初のマニュアル原案ができた。これに基づき、テストを３月より逐次実験を開始し、いろいろ修正し、５月に安定してきたので、最終的なマニュアルは、「施行日を６月１日」とした。ところが９月に予備審査に来た審査員が、マニュアルの改訂履歴欄を見て、改訂履歴がないので「準備でいろいろ改訂があったでしょう。本来はその改訂履歴があるはずだ。」と言ったという。暗に「改訂を書いてないのではないか。」という疑いの目をもって聞いたようである。しかし、試行錯誤でマニュアルを修正している時期は、準備時間だから、正式マニュアルでない。当然、マニュアルの修正は、改訂履歴とはならない。この審査員は、制定日と施行日の意味の違いが理解できなかったのである。

３． Ｎ社の場合 　Ｎ社では、今年５月から、いろいろ試行しながら、「９月」にマニュアルの素案ができた。それに基づき、幹部の研修を行い、１０月より各部門で準備が開始されることになっていた。そして、完全定着を１１月末目標とした。したがって、品質マニュアルの「施行日を１２月１日」とした。ところが、管理責任者が９月末に審査機関と打ち合わせたとき、審査機関に参考までに、素案であるマニュアルを見せた。審査員は、「これだけ、できていれば、施行日を１０月１日にしたらどうですか。」と言ったという。この審査員も、制定日と施行日の違いが理解できなかったようである。

４．制定日と施行日の混同の原因 　真面目に、かつ、フェアに審査すると、施行日が問題になる。すなわち、何時からのデータが審査対象となるかが明確にしないと混乱するからだ。だから、制定日と施行日の混同は、審査が指導型であると発生する。すなわち、審査員の言われるまま、マニュアルを直して、形だけ実行していれば、認証を与えるという暗黙の「取引き」があると、施行日の理解がなく、混同を発生しやすい。