| 文書番号は、次のつながりで発生する。 |
| １．「文書は管理されなければならない。」 |
| ２．「だから、管理文書は、文書番号が必要である。」 |
| ３．「文書は改訂される。」 |
| ４．「改訂されたら文書の番号に枝番をつけて管理されなくてはならない。」 |
| 実は、この連鎖には、何の論理的なつながりはない。いろいろな選択肢がある。ある企業が、審査機関を訪問したとき、準備中の品質マニュアルを見せた。そのマニュアルには文書番号はなかった。その企業は、品質マニュアルは何種類もなく、１冊だから文書番号はない。対応した審査員は、別に問題にしなかったが、マニュアルの改訂のときは、マニュアルの中の改訂履歴にＡから改訂番号をつけるというのを読んで「改訂番号をつけると文書番号が必要である。」と言ったという。上記の４．の段階の論理である。 |
| 別に品質マニュアルに文書番号がなくても「品質マニュアル―Ａ」「品質マニュアル―Ｂ」で識別できるのである。このほうが、一旦、マニュアルを番号に変換せず、ずばり文書タイトルが分かり、ユーザーフレンドリーである。 |
| 最近は、ＩＴ技術が進み、漢字識別、アイコン識別など、記号識別がユーザーフレンドリーになっている。古臭い、文書管理の発想を脱して、頭脳を柔軟にして、改善をすすめるべきである。 |