文書の定期レビュー一般化か？　(H13.9月2週号）

１． ある品質マニュアル 友人が20人くらいの建設業者の2000年対応マニュアルを参考に送ってきた。ざっと、見て気がついたのは、例の文書の定期レビューである（４．２．３　ｂ）の要求）。 マニュアルには、「年2回の内部監査のときに、管理責任者が行う。」と書いてあった。またかと思った。どうやら、2000年の改訂では、この定期レビューが流行しそうである。ＩＳＯ９００１：２０００には「定期的に」の要求は無いのに.......。 問題なのは、仕方なく（no choice）、ただ、マニュアルに書いていることである。 ２． 文書レビューの５W2H このマニュアルでは５W2Hがない。したがって文章通り実行できないであろう。 （１）What：一体、年2回レビューする文書は、どういう文書があるのか。図面も当然含まれるが、これも全部、管理責任者が年２回レビューするのか。意味があるのか。 （２）Why：一体、年2回レビューするのは、どういう目的なのか、どういう効果を期待しているのか。分かっているのか。 （３）Who：レビューするのは管理責任者としているが、あらゆる文書をレビューできる能力があるのか。 （４）When：どんな文書も年2回のレビューでいいのか。 （５）Where：どこでレビューするのか。現場でレビューが必要なものもあろう。 （６）How：どういう方法で行うのか。作業標準書は、実際の作業と比較するのか。図面はまた、別計算で検図するのか。そうなると年2回で終わるのか。 （７）How much：どのくらいの文書量があり、それを全部レビューするには、何時間かかるかを見積もったのか。年２回、それぞれ１日程度ですむのか。 上記を文書化しないと"文書化した手順"にならないであろう。しかし、上記のように5W2Hの質問をすると、年2回、管理責任者が行うというのはごまかしであることはすぐに分かる。しかし、審査員も「文書のレビュー」の意味がわからないから、年2回というような文章がマニュアルにあればOKとするであろう。それで、めでたしとなりそうである。 ３． "レビュー"の意味 レビューは９４年版で審査であった。英語になってしまった。このカタカナ英語は、コミュニケーションのように日常の日本語となっていない。用語定義をみると「設定された目標を達成するための検討対象の適切性、妥当性、及び有効性を判定するために行われる活動。」とある。 文書のレビューの場合、検討対象が文書である。ある文書には設定された目標（目的のほうが分かりやすい）がある。その目的に対して、その文書が適切であり、妥当であり、有効性があると判定するのが文書のレビューということになる。そうなると、ある文書に設定された目的をはっきりさせるのが第１ステップである。第2ステップは、その文書の内容が、その目的に対して、適切性、妥当性、及び有効性を持っているかをどのように判定するかである。 ４． 作業標準書のレビュー例 （１）作業標準書の設定目的 作業者が正しい作業を行うためである。 （２）適切性、妥当性、有効性の判定 作業者がこの標準書を見て、正しい作業を行っているかである。これを年２回の内部品質監査のとき、管理責任者が行うとすると、現場で観察しなくてはならない。１日ですべての作業はしていない。したがって、全部の作業標準書は１日や２日ではレビューできない。作業標準書のレビューは、むしろ、「７．５．１　製造及びサービス提供の管理」や「８．２．３　プロセスの監視及び測定」で、現場管理者が日常レビューすべき文書である。 ５． 誤解の原因　 このような「定期的な文書のレビュー」の誤解は、２０００年改訂の検討段階での変化にあるようだ。２０００年版はＩＳＯ１４００１との整合性をとるというのが、大きな改訂の課題であった。ＩＳＯ１４００１には文書を定期的（periodically）にレビューするように明記されている。だから、ＩＳＯ９００１：２０００の検討段階でも、草案のＣＤ１ではＩＳＯ１４００１のそのままが、取り入れられ、文書を定期的（periodically）にレビューするように明記されている。私は、おかしな要求だなと思っていたので、どうなるか興味があった。 ところが、その後のＣＤ２では「定期的レビューは消滅」している。環境マネジメントと品質マネジメントの違いもあるのである。ＩＳＯ９００１：２０００の説明でもその消滅の変化の強調も無かった。しかし、無批判で受け取っている人は、問題意識がないから、この変化を読み取れないで、正式なＩＳＯ９００１：２０００になっても「定期的」ということにこだわっているのであろう。