今年、３月にＭ社の管理責任者から電話があった。２０００年改訂に伴い、文書過剰なシステムを見直したいということであった。Ｍ社は、３０人くらいの機械部品製造業である。１年以上前から、コンサルタントの指導で、今年１月にＩＳＯ９００２：１９９４を取得した。このコンサルタントが過剰なシステムを指導した。「どうして、こんな文書を作ったのか。」と聞くと、「コンサルタントがＩＳＯ９０００を取得するには不可欠だ。」と言うことで進めたという。やはりshallが登場しないと過剰な文書となるようだ。
私は、ＩＳＯ９０００取得準備中に行き詰まり、コンサルに入ったことはあるが、ＩＳＯ９０００を取得してから、コンサルの依頼があったのは初めてである。したがって、実に立派に書類ができているのを見ることになった。中小企業が６ゼロでないときの問題点を目の前に見て唖然とした。経営の足を引っ張るシステムを導入した罪なコンサルタントである。
- 管理規定ゼロ
２３の管理規定はマニュアル１冊に吸収できる内容である。各管理規定は１年の間に平均数回の変更があり、制定日と施行日の不明確が根底にあった。改訂で施行日にするので、この変更管理はなくなる。
- 文書番号ゼロ
管理規定やＱＣ工程表など、数十の書類には、数桁の文書番号があり、その管理がされていた。これはなくなる。
- 配付台帳ゼロ
マニュアルは十数か所に配付されていた。５０くらいの文書が、この十数か所に配付されるので配付台帳があった。マニュアルは、ちょっと現場が離れているのでそこへの１冊で十分であり、管理規定はゼロになるので配付はなくなる。
- マニュアルの頁ごとの改訂履歴ゼロ
改訂履歴欄は頁ごとにあったが、一斉差替えのため、実際に頁ごとには同じであった。この欄はなくなる 。
- ＱＣ工程表ゼロ
品番ごとではなくグループ別であるが、最終的に品番まで管理していた。約３０枚ほどあった。これは「基本品質計画書」３枚くらいになる。
- 品質保証体系図ゼロ
Ａ３の折込でマニュアルに挿入されていたが縮小であり、見やすく拡大すると、Ａ２にはなろう。理解しにくい表である。これは、簡単な分かりやすいＡ４サイズの表にまとめられる。
７月までにはシステムの骨格は完成するであろう。
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