不適合品報告書と訓練報告書の様式の代替案

不適合品報告書と訓練報告書の様式の代替案（H15年2月1週号）

１．不適合報告書の様式の代替案
不適合報告書の様式を検討するときに、次の３つの記載事項についての取扱いが問題になる。
（１）不適合品の処理（8.3の要求）
（２）この不適合品の再発防止策（8.5.2のａ）からｅ）の要求）
（３）再発防止策の効果の確認（8.5.2のｆ）の要求）
これを帳票設計のときにその組合せで次のようにＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄの代替案が分かれる。

代替案要因	Ａ	B	Ｃ	Ｄ
代替案要因	1帳票方式	２帳票方式	２帳票方式	３帳票方式
（１）	1つの帳票に収容。	1つの帳票に収容。	別な帳票に記載。	別な帳票で記載。
（２）		1つの帳票に収容。	1つの帳票に収容。	別な帳票で記載。
（３）		別な帳票で記載。	1つの帳票に収容。	別な帳票で記載。
長所	不適合内容の転記がない。不適合が極めて少なく、処理の機動性が必要が無いとき適当。	不適合内容の転記なし。	対策の効果の確認が一覧でまとめて可能。	不適合品の処理、対策の処置、その後のフォローアップなど、機動的に対応可能。
短所	全部記入されるまで、帳票処理完了不可能。	対策の転記が1回。不適合品の処理を急ぐ場合不適当。	多品種少量生産の場合、対策書の処置が煩雑。	不適合内容の転記と対策の転記がそれぞれ1回。

２．訓練報告書の様式の代替案
ここでは、ISO9001:2000の「6.2.2」のｃ）の訓練の有効性評価要求の取扱いに絞る。
これは下記のようにＡ、B、Ｃの2つの代替案が考えられる。

代替案要因	A	B	C
代替案要因	1帳票方式	2帳票方式	2帳票方式
訓練の記録	1つの帳票に評価欄を設け訓練のときに個別に評価。	記録の欄だけ。	1つの帳票に評価欄を設け訓練のときに個別に評価。かつ、次年度の訓練計画時とか、資格認定のときなど別帳票で評価。
有効性の評価記録	1つの帳票に評価欄を設け訓練のときに個別に評価。	次年度の訓練計画時とか、資格認定のときなど別帳票で評価。	1つの帳票に評価欄を設け訓練のときに個別に評価。かつ、次年度の訓練計画時とか、資格認定のときなど別帳票で評価。
長所	その都度、評価できるので評価が簡単。	ある期間おいて評価するので、正確な評価が期待可能。	B案と同じで、かつ、B案の短所を補うことが可能。
短所	訓練後、すぐに評価するので、後の評価が不十分。	その都度の訓練評価が不十分。	従業員数によってはシステムがやや煩雑。

この後、個人別にソートして、個人別ファイルを持つかは、企業の規模、訓練の種類による。社員数が多いとき、記録がIT化していれば、個人別ソートは自動的に行われ、個人別記録という別帳票に転記は不要である。

３．代替案の考え
ISO9001:2000は上記の３案のどの案も指定しない。しかし、このような具体的なレベルまでシステムを設計しないと個別企業のシステムは実行できない。しかし、それは企業が自社の特徴に合わせて決めることである。他社例は参考になるが、答えにならない。設計能力があるコンサルタントと共同で創造するしかない。設計能力がないコンサルタントは他社のシステムを押し付けるだけである。
これが、ISO9001:2000の序文の「文書の画一化がこの規格の意図でない。」という真の意味である。審査員も、どれを選ぶか押し売りの議論をして、品質から離れた不毛の議論に長い時間をかけるのは、経営の損失であり、日本における品質の歴史上の汚点である。