西沢総研 ISO9000 購買管理システム改善の議論

Ｋ氏：	当社は200人くらいの中小企業です。９４年版以来、ISO9001を継続取得していますが、もっと簡素化するために見直しを始めています。購買管理から始めました。今、西沢さんのＨＰの２０００年版項目別コーナーの7.4購買の「購買先の評価基準：H16年11月2週号」を参考にしています。“文書化された手順”の要求がない部分ですが、この例では、材料業者からの会社案内や製品カタログの提出を「評価・選定基準」とされています。
私のコメント：	“文書化された手順”の要求がないので、簡単な表にしていますが、全部のshallを定めています。この事例のモデルになったＡ社では、購買管理を効率的にするため材料業者と外注業者の評価を分けています。これは俗に言うＡＢＣ管理の考えです。Ａはきびしく、Ｂはある程度きびしく、Ｃは軽くという常識的な管理方法です。規格でも7.4.1で購入製品の特徴により管理方式を変えるように要求しています。このホームページの例の場合は、Ｂ管理はなくＡＣ管理です。材料業者はＡ社よりはるかに規模が大きく、多くの企業に材料を供給していますのでＣ管理とし、その評価・選定基準を単純にしています。しかし、一応標準化しておくために、会社案内又は製品カタログの提出としています。会社案内や製品カタログがあるレベル（能力）の会社という意味です。
Ｋ氏：	しかし、評価の基準としては当方の購買要求事項と供給者のカタログに掲載されている製品の仕様や性能がマッチングしているかの検討があり、なお、かつ、納期や数量、コストまで、この会社でいける！という確認が評価であると思います。カタログの取り寄せは、評価とは言わないで、単なる情報収集であると思いますが。
私のコメント：	「提出」という用語にこだわっているようですが、例えば、身近の例で、有料の会場に入るとき、「入場券の提出」を要求するのと同じ意味です。これが「入場資格」の判断基準です。道路での警察官による「免許証の提示」も同じ運転能力認定基準です。いたずらに、ISO的翻訳日本語でむずかしく考えるのでなく、日常の自社活動に引き戻すことが、簡素な、常識的な、かつ、定着できるシステム設計のときに必要なセンスです。規格の7.4.1は、供給先の企業レベルの評価で、7.4.2の個別の注文レベルと違うと思います。Ａ社では個別の材料発注は、別に7.4.2の問題として扱います。
Ｋ氏：	以前、ある審査員が、当社で「選択の最終段階では購買責任者の判断で決めている」という担当者の証言を得て、「購買担当者の頭の中にあるものこそ、評価の基準である。これが明確でない。」と言ったことがあります。
私のコメント：	またまた、ISO的翻訳日本語でむずかしく考えて、個々の企業の具体論でなく空虚な抽象論になっていますね。幼児でも何でも人の判断は頭の中です。
Ｋ氏：	外注業者の評価については、この表では、「業務調査表」が重要な役割をしているようですが、具体的な内容を教えてもらえますか？
私のコメント：	これは下記のような様式です。この様式で300人くらいの会社でも使っている標準的なものです。確認対象は調査の事実確認、承認対象は管理方式と再評価基準です。

Ｋ氏：	ＱＭＳ５項目よりも、業者の能力判断は「業務内容」や「主要設備・技能程度」で決めているのが本当のところではないかと思います。ＱＭＳ評価項目は供給者が製品を供給する能力ではない、マネジメント能力である、だから規格の要求を満たしていないと思いますが？
私のコメント：	CEマーク、JISマークの審査では、製品の技術的な試験とＱＭＳの審査がセットです。両方合格しないと認定されません。ここに製品を供給する能力評価にＱＭＳが必要となり、かつ、顧客からISO9001:2000を強制される原点があります。なお、94年版では、購買先評価には、明確にＱＭＳの能力評価要求がセットで明記されていました。そのため、当時、業者認定基準に、JISマーク認定業者とした企業で、ある審査員が「これは技術的な評価だけだからＱＭＳの評価がない」と言った例がありました。この審査員は、JISマーク認定はISO9001以前からＱＭＳ審査もしていた歴史を知らなかったのですね。ＱＭＳ評価項目は必要な最低線にしぼりました。そうしないと、意味のない質問が増加するからです。むしろ、ここで重要なのは、「紙で評価をする」という考えでないことです。必ず、評価者が業者を観察に行くことです。現場観察のほうを重視します。たくさんの質問を紙に書いて、そのまま、業者に送り、回答を書いてもらう例がありますが、これでは正確な評価となりません。ただ、書類の形式を整えただけです。形式に溺れないため、文書番号や欄外の文章や名称は一切ありません。
Ｋ氏：	再評価については、材料業者は会社案内やカタログ変更による再評価となっています。確かに中小企業が「新日鐵」や「ヤマト運輸」を評価するなど、おこがましいことです。しかし、その一方で、等級の異なる材料を間違って納入してきたとか、荷物が行方不明になったなどのトラブルはゼロではありません。このような場合、トラブルによっては「再評価して、ここは使わない、と決めた」という内容が再評価ではないのでしょうか。
私のコメント：	天下のトヨタにもリコールはあります。そのレベルに神経を使い、大手鉄鋼会社や運送業者との取引停止を再評価するマネジメントシステムを作りたいなら、それはそれで企業の自由です。しかし、紙に書いた形式だけで定着しないと思います。 ISO/TC176発行の「中小企業のためのISO9001」でも、「取引停止という方法をとれない業者には購買力は限定されていることを自覚することが必要である。特に相手が大手企業であるときはその通りである。このような現実をふまえた品質マニュアルであるべきである。」とあります。
Ｋ氏：	外注業者の再評価は、表の中では「業者調査表」に指定とだけされています。「再評価の基準」も、「評価の基準」のＱＭ５項目と同じであると考えてよろしいでしょうか？
私のコメント：	Ａ管理の外注業者の再評価はきびしくなります。最初、良好と評価したのに、取引後、良くないと分かることが考えられます。そこで、再評価はそれを修正する行為だと解釈するのが自然でしょう。例えば、「不適合件数が年間2件以上は再評価」というような基準を設定し、「業者調査表」の「再評価基準」欄に記入します。1年たって2件未満であれば、問題ないのでそのまま継続取引をします。全業者を良くも悪くも一斉にゼロから再評価する会社もありますが、良い会社をなぜ、また評価するのでしょうか。書類過剰を好む人にはいいでしょうが、再評価の趣旨や論理が一貫していないシステムとなり、分かりにくいシステムとなります。