？文書番号の付け方
　当社では、ＩＳＯ９００１を受審する機会に、文書の見直しをしています。そのときに、問題になっているのは、文書番号の付け方です。
　ある人は、「部門別に付けるのであるから、部門コードをつけるべきである。」と言います。
　図面番号は、すでに品番を用いています。品番は、製品の技術的な意味コードを桁にとっており、１２桁あります。
　版の変更も、図面では図面上に履歴もあるし、それで、明解です。文書番号をつけておくと、索引がしやすいとかいろいろ利点があるようですが、多くの文書はコンピュータ化しているので、索引はあまり問題ありません。
　どうも、文書番号の目的が明確でありません。
　どの程度の番号が必要なのでしょうか。あまり、複雑な番号を付けると、管理コストがあがるように思いますが。
１・文書番号設計の原則
　文書番号をどうつけるかを考えるには、その目的を再確認することである。そして、その目的を果たし、かつ、最低のコストとなる文書識別システムを設計すべきである。ハイカラである必要はない。
　文書番号の目的は、品番と同じで、文書を１対１に特定できることである。たとえば、モーターと言っても、正確に識別できないので、品番ＡＮ０２４のモーターとして、品番で１対１で識別する。これは、外観などで、似たようなモーターは識別できないからである。
　文書も番号だけで識別できるかどうかである。たとえば、「購買管理規定」は、その表紙で分かる。改訂履歴も表紙にある。これがコンピュータに入っているときは、「購買管理」で索引すればよい。番号では、索引はかえって煩雑である。
　また、たとえば、規定の主管部門のコードなどを入れると組織変更になった場合、変更が必要で、無駄な変更コストとなる。
　したがって、次の基本ルールが文書番号を設計するときに必要である。
　　（１）文書番号の必要性・目的の徹底的再確認
　　（２）できるだけ文書番号をやめること
　　（３）必要があるときは、桁を最小にすること
　　（４）このために、意味コードを避けること
　桁を多くして、複雑な体系を誇るのは、無駄であり、ビジネス的創造性がないことを示す。
２・番号の情報
　企業で番号だけによって、ある情報を人間が得ることはまずない。たとえば、「購買管理規定」にＩＳＯ９００１の項目番号から「４．６ー８ＰＱ１」と付けても、この番号から、「購買管理規定」を誰にでも特定できない。管理規定が２０前後なら表紙やファイルの背表紙を見たほうが早い。
　せいぜい並べるときにＩＳＯ９０００シリーズの項目番号順にしたほうがよいので、番号を３桁つけるくらいである。それも背表紙がよい。
　これは、品番も同様である。
　ある工場で、品番を意味コードにして１４桁にしたが、特注品増加で、１４桁でカバーできず、特殊という意味のＳコードを最後に付け、品番で１対１に特定するという機能を失った。別の無意味連番が、１対１の識別が必要なコンピュータから出力されていた。
　そこで、１４桁品番をやめようとしたら、現場で、大体の品種を知るには意味コードを残すべきと言う。しかし、品名欄があるので、そちらを充実すれば十分となり、３桁になった。
　ある工場で、機械の保全方法を文書化するということになり、機械、機械部位、作成年度、作成部門、保管部門と文書桁が１０桁くらいになった。しかし、その文書には機械名、機械部位、作成年月日などが書いてあるのである。リストはパソコンに入っており、簡単に情報が索引され、文書番号は不要となった。
　パソコンもアイコン時代である。簡素な、知恵のある文書番号システムはコストの低い、ユーザーフレンドリ−のＩＳＯ９０００システム設計のポイントである。