| １・配布と配付 |
| 厳密にいうと、工場内で文書を配るのは、決まった部署なり相手に配るので、駅頭でビラを配るのと違う。日本語の辞典では、２種類あり、駅頭でビラ配りをするのは「配布」であり、特定の人や部署に配る場合は「配付」である。 |
| ワープロでは、配布しか出ないものがあり、ＩＳＯ９０００シリーズ用の文書作成には新語登録が必要なようである。 |
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| ２・コンピュータと配付管理 |
| コンピュータ化すると配付がなくなる。マスター管理になるので、端末での出力は常に適切な版である。 |
| 質問の例のように、保全間隔が変更になるとコンピュータ・マスターが変更になり、電子的に上書きされるか、隔離される。 |
| 保全作業の指示が、「保全計画表」として毎月出力されているとすると、マスターが変更されているので、変更の有無は関係がなく、「保全計画表」通り保全作業を行えばよいことになる。 |
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| ３・作業指示と配付 |
| 作業者（加工、検査、保全、校正も含む）に図面のような作業の基準となる文書を配付するのに基本的に次の２つがある。 |
| （１） |
常備配付方式 |
| 使用部門で図面などの文書を保管しており、改訂があると、配付される。このとき、その文書の適用時期や改訂理由を書いた「変更通知」が添付されるときがある。 |
| そして、後から指示される作業計画に示された文書番号で、必要な文書を手元から索引し、それに基づいて作業する。この場合、先攻して改訂情報を流す必要があるので、配付とその確認が必要となる。 |
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| （２） |
個別配付方式 |
| 作業指示とともに、図面などの文書をこれに添付して配付する方法である。この場合、作業者の手元には、現在、作業に必要な文書しかない。索引業務はなくなり、現場の文書整理作業は激減し、作業ミスなどもなくなる。 |
| この場合、配付は不必要となる。 |
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| ４・コンピュータ管理と配付 |
| コンピュータ・マスター管理にするのは、上記の個別配付方式の延長で、指示自体が端末画面となるか、その出力したハードコピーである。 |
| 直接、配付は不要となるし、先行して改訂情報をシステムとして流す手間もなくなる。そこにコンピュータ化のねらいもある。しかし、一方で、マスター管理の重要性は高まるであろう。 |
| 改訂情報が別に必要がないようにＩＳＯ９０００シリーズで行う仕事も、計画化することがコンピュータ化のポイントであろう。 |
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