？2種類のデータ 　当社では、いろいろな登録台帳は、記録として扱い、保管場所，保管期間など「４．１６　品質記録の管理」に準じて管理の手順を定めています。 　例えば、内部品質監査員の認定登録台帳は、1枚20行くらいの台帳で、内部品質監査の資格を得ると、認定日、認定機関などが台帳に追加記入され、その行ごとに承認印の欄があり、ここに管理責任者の承認印が押されます。今、内部品質監査員は12名なので、20行の台帳は、8行空いています。 　とこが,審査員はこの途中の登録の空白は、記録として扱う場合、問題であるといいました。そして、データとして「４．５　文書及びデータの管理」扱いとすると、管理が楽であると言いました。何か納得できないものを感じます。

１．台帳の空白の問題 　台帳は、時間的に、逐次、発生した事実を記録するものである。だから、空白部分は必然的に発生するし、必要である。審査員は、空白があると勝手に追記されるという考えから、「記録の信頼性がない」と言ったのであろうが、記入した行ごとに承認印があるから、問題はない。経理の台帳、在庫の台帳など、全部、空白行があり、逐次、金銭の動き、在庫の動きという事実の発生ごとに、その空白に記入され、捺印される。だからといって、経理の記録や、在庫の記録は信頼性がないと言ったら、ナンセンスである。

２．2種類のデータ 　この審査員の間違いの原因は、データには管理面で、2種類の異なったデータを知らないことである。これは、「中小企業のためのＩＳＯ９０００：ＩＳＯ／ＴＣ１７６よりの助言」の「４．５　文書及びデータの管理」の解説に次のように明記されている。 「管理可能なデータは、それが改訂，更新、再発行され得ることで区別される。（中略） 　管理不可能なデータは、記録、すなわち改訂できない。例えば、ある特定の日に出荷した数量はデータであるが、それは改訂できない。もし、あなたが先週の火曜日に１００個出荷したならば、過去に戻って記録を、例えば、２００個に出荷したことに変更できない。」 　内部品質監査員の登録台帳は、登録記録で改訂はできない。管理不可能なデータで「４．５　文書及びデータの管理」で扱うデータでなく、「４．１６　品質記録の管理」で扱うべきデータである。